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Ejemplo: "Obligaciones del empresario"

Las retribuciones al personal y su contabilización

Ahora que nos encontramos a principios de año, y que seguramente algunos y algunas habrán conseguido negociar un aumento de sueldo, parece que se hace necesario refrescar nuestros conocimientos sobre las retribuciones al personal, ya que en la mayoría de casos, la última vez que contabilizamos algo así fue allá por el año 2007.

Las retribuciones al personal podemos clasificarlas de la siguiente forma:

Retribución fija. Ésta es la retribución económica mínima que la empresa garantiza a sus trabajadores en relación a las funciones que desempeñan o del cargo que ocupan. Evidentemente, no vamos a entrar en la contabilización de la nómina mensual, ya que ésta es sobradamente conocida.

Retribución variable. Se establecen en función de los resultados que se alcanzan. Normalmente se establece un sistema basado en medir la aportación de los trabajadores al resultado de la empresa. Este sistema premia la consecución de objetivos por los empleados.

Retribuciones en especie. Estas retribuciones se configuran como una serie de beneficios no monetarios a los empleados. El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, en su artículo 42.1, las define como la utilización, consumo y obtención por parte del empleado, para sus fines particulares, de bienes, derechos o servicios de forma gratuita o por un precio inferior al normal de mercado, aun cuando la contraprestación de tales bienes, derechos o servicios no supongan un gasto real para el empleador que los concede.

Parece que esta situación ha salido a la luz en 2016, ya que el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas ha contestado a una consulta específicamente referida a este tipo de retribuciones en especie en el BOICAC 106/2016 consulta 5. Sobre el tratamiento contable que debe darse a una retribución en especie derivada de la cesión a los trabajadores de vehículos en régimen de renting.

En el caso de la consulta 5 del BOICAC 106/2016 se establece la forma de contabilizar las retribuciones en especie de bienes o servicios adquiridos por la sociedad para ceder en uso al personal, indicando:

“Las retribuciones al personal de la empresa tendrán naturaleza contable de gasto figurando en la partida de gastos de personal de la cuenta de pérdidas y ganancias formando parte integrante de los resultados de explotación, pudiendo emplear la cuenta 649 Otros gastos sociales, para su reconocimiento contable. Como contrapartida de este gasto la empresa deberá registrar el ingreso correspondiente de servicio de renting, que en la medida que forme parte de las actividades ordinarias de la empresa deberá mostrarse en la cifra anual de negocios; en caso contrario, para contabilizar el ingreso se podrá emplear la cuenta 755 Ingresos por servicios al personal.”

Además, seguidamente establece los efectos que la retribución tendrá sobre los impuestos que gravan tanto la entrega o cesión de los bienes o servicios, como los que recaen directamente sobre la propia retribución en especie:

“Por último, en su caso, el IVA repercutido en la operación se reconocerá mediante abono en la cuenta “Hacienda Pública IVA repercutido” con cargo a la cuenta de tesorería o crédito correspondiente. Si el trabajador no abonase dicho importe, se contabilizará como un mayor valor del gasto de personal. Del mismo modo, si la operación pudiera determinar la realización de un ingreso a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, deberá incrementarse por dicho importe el gasto de personal indicado, generándose como contrapartida una cuenta relativa a la Hacienda Pública acreedora.”

El ICAC establece que el coste que finalmente debe reflejar la cuenta de pérdidas y ganancias se compondrá de las siguientes magnitudes:

Respecto a la retribución en especie, el valor será el precio de adquisición de los bienes o servicios cedidos, cuando no son propiedad de la sociedad.

Importe del pago a cuenta que no se repercute al trabajador/a, y por tanto es asumido por la empresa.

El IVA repercutido, en su caso, no reintegrado por el trabajador/a.

Según establece el Plan General de Contabilidad en el marco conceptual, punto 5º “Criterios de registro o reconocimiento contable de los elementos de las cuentas anuales”, dentro del número 4, “El reconocimiento de un gasto tiene lugar como consecuencia de una disminución de los recursos de la empresa, y siempre que su cuantía pueda valorarse o estimarse con fiabilidad. Por tanto, conlleva el reconocimiento simultáneo o el incremento de un pasivo, o la desaparición o disminución de un activo y, en ocasiones, el reconocimiento de un ingreso o de una partida de patrimonio neto.”

Veamos un ejemplo:

Vehículo alquilado en renting a terceros para ceder al personal en forma de retribución en especie.

Empresa dedicada a la comercialización de bebidas, que establece una retribución en especie a un directivo consistente en la entrega de un vehículo turismo. El trabajador beneficiario de esta retribución tiene un sueldo bruto de 3.000 unidades monetarias (um) al mes repartido en 12 pagas. El vehículo cedido en uso tiene un precio de mercado de 24.000 um. Supongamos, para simplificar, que en aplicación de las tablas de retención establecidas por la Ley del IRPF se aplica un ingreso a cuenta del 21% (no repercutido al trabajador) y que la valoración a efectos del IRPF por la utilización para fines personales es del 60% del valor de mercado del vehículo.

La sociedad paga por dicho vehículo 300 um mensuales a la empresa de renting con el correspondiente 21% de IVA.

Solución.

Por la contabilización de la factura de renting recibida por la empresa hacemos:

Siendo esta factura de renting el coste de adquisición del servicio (alquiler de vehículo) que se cede al trabajador.

Seguidamente debemos realizar la valoración fiscal de la retribución en especie para obtener el ingreso a cuenta, que como hemos indicado no será repercutido al trabajador y, por tanto, supondrá una disminución de recursos financieros para la empresa con el ingreso por cuenta de ésta en la Hacienda Pública.

Debemos tener en cuenta la limitación establecida por el Estatuto de los Trabajadores, respecto a las retribuciones en especie en su artículo 26 “En ningún caso, incluidas las relaciones laborales de carácter especial a que se refiere el artículo 2 de esta Ley, el salario en especie podrá superar el 30 por 100 de las percepciones salariales del trabajador, ni dar lugar a la minoración de la cuantía integra de dinero del salario mínimo interprofesional”.

Por último, y entendiendo que el trabajador asume la cuota de IVA repercutido que le emitirá la empresa por la retribución en especie, la valoración de la misma, a efectos contables, es la siguiente:

Para simplificar y extraer más claramente la visión de la contabilización de las retribuciones en especie, obviamos la contabilización de la nómina fija dineraria mensual, por tanto, por la contabilización de la retribución en especie, hacemos lo siguiente:

Finalmente, y tal como indica el ICAC, debemos eliminar la doble imputación de gasto realizada en la cuenta de pérdidas y ganancias, dejando solamente el coste que representa el vehículo para la empresa y en el que ésta debe incurrir para poder retribuir a su trabajador.

El efecto final sobre la cuenta de pérdidas y ganancias de la empresa es el siguiente:

Como vemos, el efecto en la cuenta de pérdidas y ganancias de la empresa se corresponde con el coste de adquisición de bien o servicio cedido al trabajador como retribución en especie, tal como nos indica el ICAC (3.600,00 um) y el pago a cuenta asumido por la empresa y no repercutido al trabajador (604,80 um).

Consulta relacionada con BOICAC 106/2016 consulta 5.
Consulta núm. 7 de contabilidad del BOICAC núm. 48 de diciembre de 2001.
Sobre el tratamiento aplicable a la adquisición de un vehículo destinado a ser cedido en uso al personal de una empresa, para fines privados.
La calificación contable de un vehículo adquirido para cederlo en uso al personal de una empresa, será la de un inmovilizado material, en tanto se trata de un elemento patrimonial destinado a su utilización duradera en la actividad de la empresa.
De acuerdo con lo anterior, si el vehículo es cedido al trabajador para fines privados, se trataría de una retribución en especie derivada de una relación laboral, entendiendo por aquélla toda remuneración o prestación comprometida por el empresario a favor del trabajador y consistente en el pago a través de la entrega de bienes, la prestación de servicios o el reconocimiento de derechos distintos al dinero en efectivo. Así hay que señalar que las retribuciones en especie devengadas por el personal de una empresa, tendrán la naturaleza contable de gasto, figurando en la partida de gastos de personal de la cuenta de pérdidas y ganancias formando parte integrante de los resultados de explotación; concretamente, se podrán registrar contablemente en la cuenta 649. “Otros gastos sociales” incluida en la segunda y tercera parte del Plan General de Contabilidad.
En el caso concreto objeto de consulta, dado que se trata de una cesión del uso del vehículo, se debería reflejar el correspondiente gasto de personal por el importe de la amortización del vehículo, es decir, la depreciación sistemática experimentada por el bien en el ejercicio, sin que, en principio, opere el valor a imputar en términos fiscales, por lo que el gasto se valora en términos de depreciación contable, atendiendo al destino del vehículo. En cualquier caso, habrá que tener en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 40/1998, de 9 de diciembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y en el Real Decreto 214/1999, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, a los efectos de la obligación de realizar el correspondiente ingreso a cuenta, tal y como ya se ha indicado por este Instituto en la contestación a la consulta 2 publicada en el BOICAC número 24, de febrero de 1996.

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